Dela dokument med personuppgifter: en checklista

Innan du skickar ett dokument till en konsult, en leverantör, en motpart eller en annan myndighet gör du tre saker. Detsamma gäller innan du lägger in det i en AI-assistent. Kontrollera att du får dela det. Gör en kopia och ta bort de personuppgifter mottagaren inte behöver. Granska sedan filen. Att byta namn mot ”Person A” gör inte texten anonym. Sekretess och dataskydd gäller fortfarande.

Guiden är inte juridisk rådgivning. Fråga ert dataskyddsombud eller er jurist när du är osäker. Hur du kontrollerar själva filen står i Kontrollera maskering i PDF och Maska personuppgifter i Word. Gäller det en begäran om allmän handling, läs Maska allmän handling.

Vems regler gäller först?

Arbetsgivarens. Organisationen är personuppgiftsansvarig, inte du som anställd, och personalen får bara behandla personuppgifter enligt den ansvariges instruktioner (IMY, Personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden). Samma sak står i dataskyddsförordningen (GDPR), artikel 29.

Börja därför i era egna styrdokument. En organisation behöver vara tydlig med ”om information får delas externt och i så fall med vem”, och det kräver rutiner för informationsklassning (Digg, Identifiera risker för informationssäkerhet). Hittar du inget svar där, fråga din chef eller ert dataskyddsombud innan du delar något.

Vad ska du kontrollera för olika mottagare?

Artiklarna i tabellen står i GDPR och paragraferna i offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

OSL gäller myndigheter. Bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där en kommun eller region har ett rättsligt bestämmande inflytande jämställs med myndigheter (2 kap. 3 §). Från den 1 januari 2027 gäller det också enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet (2 kap. 3 a §). Mer om det står i Offentlighetsprincipen i friskolor.

Sekretess hindrar inte att uppgifter lämnas till den som åt myndigheten endast ska bearbeta eller lagra dem tekniskt, om det inte är olämpligt (10 kap. 2 a §). Ska mottagaren göra mer än så med sekretessbelagda uppgifter behövs annat stöd i lagen.

I privat verksamhet gäller GDPR på samma sätt. Tystnadsplikt kan där följa av annan lag, till exempel patientsäkerhetslagen för privata vårdgivare (Digg, Säkerställ sekretess vid användning av generativ AI).

Gäller sekretess och GDPR även när jag har maskat?

Ja, om någon fortfarande går att känna igen. Sekretess är ett förbud att röja en uppgift, ”vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt” (OSL 3 kap. 1 §). Förbudet följer uppgiften, inte dokumentet.

JO har riktat allvarlig kritik mot en nämnd som publicerade maskade handlingar på sin webbplats. Namnen var borttagna, men uppgifterna gick ändå att koppla till personerna, eftersom deras namn hade stått i medierna. Därmed offentliggjordes uppgifter som omfattades av sekretess (JO dnr 4768-2014).

Den som röjer en sekretessbelagd uppgift kan dömas för brott mot tystnadsplikt. Det gäller även vid oaktsamhet, om gärningen inte är ringa (brottsbalken 20 kap. 3 §).

GDPR gäller så länge en person går att identifiera, direkt eller indirekt, med hjälpmedel som den ansvarige eller någon annan rimligen kan komma att använda (skäl 26).

Varför räcker det inte att byta namnen mot ”Person A”?

Att ersätta ett namn med en etikett är pseudonymisering. IMY skriver: ”Pseudonymisering är inte en metod för anonymisering utan en säkerhetsåtgärd.” Pseudonymiserade uppgifter räknas fortfarande som personuppgifter (IMY, om anonymiserade uppgifter).

Hos er är de pseudonymiserade uppgifterna fortfarande personuppgifter så länge ni har originalet kvar. Att lämna ut dem är en behandling som GDPR gäller för (artikel 4.2). Hos mottagaren beror det enligt EU-domstolen på om den rimligen kan identifiera personerna, till exempel genom att jämföra med andra uppgifter (mål C-413/23 P, punkterna 76, 77 och 85). Domen gäller EU-institutionernas dataskyddsförordning, där begreppet personuppgifter ska tolkas på samma sätt som i GDPR (punkt 52).

Indirekta uppgifter kan också peka ut någon. eSam skriver att det inte alltid räcker att ta bort namn. En ovanlig diagnos kan göra att personen går att identifiera indirekt, och en annan aktör kan utläsa vem det är med hjälp av egna uppgifter (eSam, ES2022-01, avsnitt 3.1.1). Titta därför också efter:

• telefonnummer, adresser, diarienummer och registreringsnummer på fordon
• roller som bara en person har, till exempel ”enhetens enda jurist”
• ovanliga händelser, datum och orter som tillsammans pekar ut någon
• det mottagaren redan vet om ärendet

Får jag klistra in dokumentet i en AI-assistent?

Bara i en tjänst som organisationen har godkänt för den sortens information. Att skriva in personuppgifter i en prompt är en personuppgiftsbehandling som ska följa GDPR (IMY, GDPR vid användning av generativ AI, s. 27). I samma rapport skriver IMY:

• Användningen bör godkännas av verksamheten i förväg (s. 10).
• Allmänt tillgängliga AI-tjänster bör inte få användas i arbetet utan godkännande och utan ett personuppgiftsbiträdesavtal (s. 28).
• Känslig information kan föras över till tjänsten och riskerar att bli en del av modellens träningsdata (s. 27).
• Också i en godkänd tjänst bör du bara ange de mest relevanta personuppgifterna. Då begränsas behandlingen till det nödvändiga (s. 12).

För myndigheter tillkommer sekretessen. Det du matar in lämnas som regel ut till leverantören, och uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt får då inte lämnas utan en sekretessbrytande bestämmelse (Digg, Säkerställ sekretess vid användning av generativ AI). Enligt Digg ska ni utreda om undantaget för teknisk bearbetning går att använda innan verktyget tas i bruk. Ansvaret för ett röjande träffar den medarbetare som röjer uppgiften, inte den som har tillhandahållit verktyget.

Digg publicerar sin egen riktlinje öppet. Där står att medarbetare och konsulter ska använda godkända AI-verktyg och att privata licenser som utgångspunkt inte får användas. Information som kan omfattas av sekretess får aldrig matas in i ett verktyg som inte är godkänt för det (Digg, Inför en AI-policy).

En maskad kopia är alltså inte fri att lägga in var som helst. Så länge ni har originalet är innehållet fortfarande personuppgifter hos er, och kopian kan innehålla annat som inte ska lämna organisationen, till exempel verksamhetskritisk eller intern information.

Hur tar jag bort uppgifterna ur filen?

1. Arbeta i en kopia. Maska aldrig originalet (The National Archives, Redaction toolkit).
2. Bestäm vad mottagaren behöver. Uppgifterna ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för ändamålet (GDPR artikel 5.1 c). Ta bort resten.
3. Radera texten och skriv en markering i stället. Att förminska en bild, täcka ett avsnitt med en svart ruta eller göra teckenfärgen osynlig fungerar inte. NSA skriver att uppgiften måste raderas (NSA, Redacting with Confidence).
4. Ta bort det som inte syns. Spårade ändringar och kommentarer kan avslöja vilka som har arbetat med dokumentet (Microsoft Support, Dokumentkontroll).
5. Gå igenom varje bild. Byt också filnamn om det innehåller ett namn.
6. Kontrollera den färdiga filen. Sök på det du har tagit bort, kopiera all text till Anteckningar och titta på bilderna. Läs sedan texten som mottagaren: går någon att känna igen på sammanhanget?

Granska själv också när ett program har föreslagit vad som ska maskas. IMY skriver om en AI-baserad maskeringstjänst att den bara är ett arbetsstöd och att handläggarna alltid noggrant behöver granska resultatet (IMY-2024-5156, s. 32).

Varför är skärmdumpar och överritade rutor en risk?

• En skärmdump är en bild. Sökningen hittar inte namnet i den, men text i bilder går att läsa maskinellt med OCR (OCRmyPDF). Den visar också ofta mer än du tänkte på, som fönstertitlar, flikar och andra ärenden i en lista.
• En ruta ovanpå en bild ändrar inte bilden. Enligt NSA fungerar det i allmänhet inte att täcka delar av en bild med svarta rektanglar i dokument som sprids digitalt. Words dokumentkontroll hittar inte heller objekt som täcks av andra objekt.
• Beskurna delar finns kvar. De tas inte bort från filen och kan eventuellt ses av andra (Microsoft Support, Beskär en bild).

Redigera i stället en kopia av bilden i ett bildprogram så att pixlarna skrivs över. Spara den som en ny fil och klistra in den nya bilden.

Checklista: innan du delar dokumentet

1. Läs era regler för informationsklassning och extern delning.
2. Kontrollera mottagaren: avtal, sekretess och om tjänsten är godkänd.
3. Bestäm vad mottagaren behöver och ta bort resten.
4. Arbeta i en kopia. Radera texten, täck den inte.
5. Leta efter indirekta uppgifter som pekar ut någon.
6. Gå igenom bilder, skärmdumpar, kommentarer, spårade ändringar, egenskaper och filnamn.
7. Kontrollera den färdiga filen själv, och låt gärna en kollega göra det också.
8. Notera vad du delade, med vem och varför.

Har fel fil redan gått iväg? Att skicka personuppgifter till en mottagare som inte ska ha dem är en personuppgiftsincident (IMY, Personuppgiftsincidenter). Följ er rutin för incidenter direkt. Stegen står i Kontrollera maskering i PDF.

Hur hjälper Privera, och vad måste du ändå göra själv?

Privera är ett Windowsprogram från Itha AB som föreslår vad som ska maskas i PDF och Word-filer (DOCX), till exempel namn och personnummer. Dokumenten bearbetas lokalt på din dator och skickas inte till Itha AB eller någon underleverantör. Behöver er IT-avdelning godkänna installationen kan du skicka sidan Till din IT-avdelning till dem.

Text du maskar tas bort ur den exporterade filen, och i bilder och skannade sidor skrivs de maskerade pixlarna om. Exporten kontrolleras och stoppas om en kontroll underkänns. Läget som i appen heter Avidentifiera ersätter uppgifterna med etiketter, till exempel Person A. Trots lägets namn blir texten pseudonymiserad, inte anonym.

Programmet avgör inte om du får dela dokumentet, och det ersätter varken era regler eller en sekretessprövning. Kontrollerna granskar de maskeringar du har valt och bevisar inte att allt som kan peka ut en person har hittats. Språkmodellen kan missa uppgifter, OCR kan missa stämplar och text i låg upplösning, och handskrift stöds inte. Indirekta uppgifter, som en ovanlig roll eller händelse, bedömer du själv. Granska förslagen och kontrollera den sparade filen. Läs mer under Säkerhet. Pris, och hur du provar utan kort, står under Pris och köp.