Offentlighetsprincipen i friskolor: lämna ut och maska

Från den 1 januari 2027 gäller offentlighetsprincipen hos fristående förskolor, skolor och fritidshem som drivs av en juridisk person. Vem som helst får då begära ut era allmänna handlingar. Du prövar varje uppgift mot sekretessreglerna, maskar det sekretessbelagda i en kopia och lämnar ut resten. Den som får nej har rätt till ett skriftligt beslut som går att överklaga.

Guiden är inte juridisk rådgivning. Mer om sekretessprövningen och om själva filen står i Maska allmän handling, Kontrollera maskering i PDF och Maska personuppgifter i Word. Funderar du på att skicka ett dokument till en konsult eller använda en AI-assistent, läs först Dela dokument med personuppgifter.

Vad har riksdagen beslutat, och när börjar det gälla?

Riksdagen beslutade den 26 maj 2026 att offentlighetsprincipen ska införas för fristående förskolor, skolor och fritidshem (betänkande 2025/26:UbU20). Reglerna börjar gälla den 1 januari 2027.

Grunden är den nya 2 kap. 3 a § offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Tryckfrihetsförordningens (TF) regler om rätten att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter ska i tillämpliga delar gälla också hos enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet. Huvudmannen jämställs med en myndighet när OSL tillämpas. Sekretessreglerna där gäller alltså hos er.

Handlingar som har kommit in till er eller upprättats hos er före den 1 januari 2027 omfattas inte (övergångsbestämmelserna till lag 2026:714).

Vilka huvudmän och skolformer omfattas?

Reglerna gäller juridiska personer, till exempel aktiebolag, föreningar och stiftelser, som är godkända som huvudmän för förskola, grundskola, anpassad grundskola, gymnasieskola, anpassad gymnasieskola eller fritidshem (2 kap. 5 § skollagen).

• Fysiska personer omfattas inte. Det gör inte heller kommunal vuxenutbildning på entreprenad, folkhögskolor med utbildning som motsvarar sfi eller internationella skolor enligt 24 kap. skollagen (Skolverket, Offentlighetsprincipen införs hos enskilda huvudmän).
• Bara skolverksamheten omfattas. Driver samma bolag annan verksamhet står den utanför. Personaladministration, lokaler och inköp av läromedel hör däremot till skolverksamheten (prop. 2025/26:191, avsnitt 7.1.1).

Vilka lättnader finns, och hur länge gäller de?

Mindre huvudmän får följa enklare regler i 29 kap. 15–16 f §§ skollagen i stället för vissa regler i TF och OSL:

• Tid. En begäran ska behandlas inom rimlig tid i stället för skyndsamt (16 a §). Enligt propositionen är det normalt inom en vecka. Det kan vara kortare för enstaka handlingar utan sekretess och längre för ett stort material eller under lov (prop. 2025/26:191, s. 111).
• Läsa på plats. Ni behöver inte visa handlingen i era lokaler om det möter svårigheter. Då lämnar ni en kopia eller, när det är lämpligt, en fil (16 b §).
• Sammanställningar. Ni behöver inte ta fram nya sammanställningar ur era system (16 d §).
• Ordning i stället för diarium. Handlingarna ska hållas ordnade så att det går att se om de har kommit in eller upprättats. Ni ska också ha en beskrivning av verksamheten och av de sekretessregler ni brukar tillämpa (16 e §).
• Bevarande. Allmänna handlingar ska bevaras så att de går att ta del av i minst sju år (16 f §).

Under 2027 och 2028 gäller lättnaderna alla enskilda huvudmän som är juridiska personer (övergångsbestämmelserna till lag 2026:714 och 2026:716). Från 2029 gäller de bara den som har högst 450 barn eller elever, eller högst 100 barn om huvudmannen bara driver förskola. I en koncern räknas huvudmännen ihop (29 kap. 15 §). För större huvudmän börjar då arkivlagen gälla.

Vad räknas som allmän handling hos en friskola?

En handling är allmän om den förvaras hos er och har kommit in dit eller upprättats där (TF 2 kap. 4, 9 och 10 §§). Också det som bara kan läsas med tekniska hjälpmedel är handlingar (2 kap. 3 §). Skolverket nämner e-post, sms och meddelanden i chattar och lärplattformar bland det ni bör kartlägga (Skolverkets guide för införandet).

En lärares minnesanteckningar inför ett utvecklingssamtal blir normalt inte allmänna handlingar. Det förutsätter att de inte tillför ett ärende någon sakuppgift och att de inte tas om hand för arkivering (TF 2 kap. 12 §, prop. 2025/26:191, avsnitt 5.3.2).

Vad gör du när någon begär ut en handling?

1. Ta emot begäran. Det finns inga formkrav. Begäran får vara muntlig och kan lämnas till vem som helst i personalen (Skolverket, Begäran om allmän handling).
2. Fråga inte vem eller varför. Sökanden har rätt att vara anonym. Du får bara fråga om det behövs för att pröva om handlingen får lämnas ut. Visar ni inte handlingen på plats får du be om kontaktuppgifter för att kunna skicka den (29 kap. 16 c § skollagen).
3. Ta fram handlingen och avgör om den är allmän.
4. Pröva sekretessen för varje uppgift.
5. Lämna ut i tid. Drar det ut på tiden berättar du det för sökanden och lämnar ut det som är klart efter hand (prop. 2025/26:191, avsnitt 7.1.4).

För kopior får ni ta ut en avgift från tio sidor: 50 kronor för tio sidor och 2 kronor för varje sida därutöver (förordning 2026:1760 och 16 § avgiftsförordningen). Sekretessprövningen får ni inte ta betalt för (prop. 2025/26:191, avsnitt 7.2).

Vilka sekretessregler gäller i skolan?

Du får bara hålla inne en uppgift i en allmän handling om den omfattas av sekretess enligt OSL (TF 2 kap. 2 §). I skolan är de flesta uppgifter om enskilda offentliga. I förskolan är sekretess utgångspunkten (prop. 2025/26:191, avsnitt 5.3.2).

Raderna med 23 kap. 2 § gäller inte förskolan. Där prövas också namn och adress mot 23 kap. 1 §. Tabellen är inte uttömmande. Skolverket går igenom fler regler, bland annat för fritidshem (23 kap. 3 §), i Exempel på sekretessregler. Tänk också på det här:

• Betyg och beslut är som regel offentliga. Propositionen nämner elevernas betyg, beslut om särskilt stöd, personalens cv i anställningsärenden och löner som exempel. Ett åtgärdsprogram är ett beslut och ska därför inte innehålla mer än nödvändigt, till exempel inga diagnoser.
• Sekretessen gäller inte mot den som skyddas. Som huvudregel gäller den inte mot eleven själv (12 kap. 1 §). För vårdnadshavare finns särskilda regler i 12 kap. 3 §.

Sekretessprövningar kan kräva juridisk kompetens. Finns den inte hos er kan den behöva ordnas externt, skriver Skolverket i sin guide.

Hur maskar du så att uppgiften inte går att få fram?

Innehåller handlingen sekretessbelagda uppgifter ska resten ändå lämnas ut, i avskrift eller kopia (29 kap. 16 b § skollagen). Maska bara det som en paragraf i OSL ger stöd för, och skriv upp paragrafen. Skolverket skriver att maskeringen ska göras så att mottagaren inte kan upphäva den, ”exempelvis genom dokumenthanterings- eller redigeringsprogram” (Skolverket, Utlämnande av allmänna handlingar).

1. Maska en kopia. Originalet ska vara orört.
2. Ta bort uppgiften ur filen. En svart ruta ovanpå texten döljer den bara på skärmen. Brittiska riksarkivet skriver att informationen ska tas bort oåterkalleligt ur filens data, inte bara ur det som visas (The National Archives, Redaction toolkit, bilaga 2).
3. Eller gå via papper. Propositionen beskriver vägen att skriva ut, maska på papperet, skanna in och mejla (avsnitt 7.1.4). Tusch kan läsas mot ljuset, så kopiera det maskade papperet och skanna kopian (Redaction toolkit, bilaga 1).
4. Tänk på det som pekar ut någon indirekt. I en liten skola kan klass, ålder eller en ovanlig händelse räcka. Propositionen påpekar att avidentifiering i enstaka fall inte hindrar att uppgiften kopplas till individen (avsnitt 5.3.2).
5. Kontrollera utfilen. Sök på det du har maskat, försök kopiera text över rutorna och titta på filnamn och dokumentegenskaper.

Ett program som föreslår maskningar är ett arbetsstöd. IMY skriver om en AI-baserad maskeringstjänst att handläggarna alltid noggrant behöver granska resultatet (IMY-2024-5156, s. 32). Hur du kontrollerar filen steg för steg, och vad du gör om en felaktigt maskad fil redan har lämnats ut, står i Kontrollera maskering i PDF.

Vad ska sökanden få veta vid ett nej, och hur överklagas det?

Lämnar du inte ut allt ska sökanden få veta att hen kan begära huvudmannens prövning, och att det krävs ett skriftligt beslut för att kunna överklaga (6 kap. 3 § OSL). Vem hos er som får fatta beslutet avgörs av reglerna för den juridiska personen. För ett aktiebolag är det aktiebolagslagen (prop. 2025/26:191, s. 217). Bestäm det i förväg.

Beslutet överklagas till kammarrätten (6 kap. 7 och 8 §§ OSL). Överklagandet lämnas in till er inom tre veckor från att sökanden fick del av beslutet. Har det kommit in i tid skickar ni det skyndsamt vidare till domstolen (förvaltningslagen 43–46 §§, som gäller enligt 6 kap. 11 § OSL).

Checklista: från begäran till utlämnad handling

1. Ta emot begäran, även muntligt, utan att fråga vem eller varför.
2. Ta fram handlingen. Den omfattas om den kom in eller upprättades den 1 januari 2027 eller senare.
3. Pröva varje uppgift mot OSL och skriv upp paragrafen.
4. Maska en kopia: ta bort uppgiften ur filen, eller maska på papper och skanna en kopia.
5. Kontrollera utfilen: sök, kopiera text, se över filnamn och egenskaper.
6. Lämna ut inom rimlig tid, normalt inom en vecka och snabbare för enstaka handlingar utan sekretess. Från 2029 ska större huvudmän behandla begäran skyndsamt.
7. Berätta för sökanden om rätten till prövning och skriftligt beslut.
8. Dokumentera vad som lämnades ut, vad som maskades och varför (Redaction toolkit, avsnitt 6).

Hur kan Privera hjälpa, och vad måste du ändå göra själv?

Privera är ett Windowsprogram från Itha AB som föreslår vad som ska maskas i PDF och Word-filer (DOCX), till exempel namn och personnummer. Dokumenten bearbetas lokalt på din dator och skickas inte till Itha AB eller någon underleverantör.

Text du maskar tas bort ur den exporterade filen, och i bilder och skannade sidor skrivs de maskerade pixlarna om. Originalet finns kvar hos dig. Exporten kontrolleras och stoppas om en kontroll underkänns.

Programmet avgör inte vilken paragraf som gäller och ersätter inte sekretessprövningen. Kontrollerna granskar de maskeringar du har valt och bevisar inte att allt känsligt har hittats. OCR och språkmodellen kan missa uppgifter, och handskrift stöds inte. Granska förslagen, markera själv det som saknas och kontrollera den sparade filen. Läs mer under Säkerhet och Pris och köp.